Polityka prywatności

CZĘŚĆ I

Polityka prywatności  Fundacji Adwokatury Polskiej  i Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o.w zakresie dokonywania zamówień w sklepie online Cyfrowa Kancelaria

Poniżej wskazujemy pełne dane Współadministratorów:

Fundacja Adwokatury z siedzibą przy ul. Świętojerskiej 16, 00-202 Warszawa,  wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 00000988702, NIP: 525-292-25-46, REGON: 523035611, dalej jako „Fundacja Adwokatury”,

Wolters Kluwer Polska Sp. z. o.o. z siedzibą przy ul. Przyokopowej 33, 01-208 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Wydział XIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000709879, o kapitale zakładowym (kapitale wpłaconym w całości) w wysokości 19.919.527 PLN, NIP 583-001-89-31, REGON 190610277. Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Wolters Kluwer Polska jest Pani Katarzyna Baranek, e-mail: PL-IODO@wolterskluwer.com, dalej jako „Wolters Kluwer”.

Punktem kontaktowym w sprawach ochrony danych osobowych, w tym żądań i pytań podmiotów danych jest Inspektor Ochrony Danych Osobowych w Wolters Kluwer Polska, Pani Katarzyna Baranek, e-mail: PL-IODO@wolterskluwer.com

Jakie dane przetwarzamy w związku z zakupem licencji w sklepie Cyfrowej Kancelarii?

W jakich celach Współadministratorzy będą przetwarzać dane osobowe?

Czy musisz nam podać dane

Podanie danych jest niezbędne do złożenia i realizacji zamówienia na zakup licencji do oprogramowania. Bez podania ww. wskazanych danych nie będziemy w stanie zrealizować zamówienia na zakup licencji.

Czas przetwarzania Danych osobowych:

Co do zasady dane przetwarzane są przez czas świadczenia usługi lub realizowania zamówienia, zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych w przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Współadministratorów danych. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.

Prawa podmiotów danych:

Wspólne uzgodnienia między Współadministratorami

Jako Współadministratorzy uzgodniliśmy zakresy swojej odpowiedzialności, w szczególności uzgodniliśmy, że:

• wspólnie będziemy przetwarzać powyższe dane osobowych dla powyżej wskazanych celów przetwarzania,
• Wolters Kluwer jest odpowiedzialny za przekazanie informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych zawartych w niniejszym dokumencie
• Wolters Kluwer jest odpowiedzialny za udostępnienie strony internetowej, na której umieszczona zostanie niniejsza Polityka Prywatności
• Wolters Kluwer odpowiedzialny jest za realizację praw podmiotów danych.
• Wolters Kluwer jest odpowiedzialny za notyfikacje ewentualnych naruszeń ochrony danych osobowych.

Odbiorcy danych

Możemy udostępniać dane następującym kategorią podmiotów:

1. Podmiotom świadczącym usługi wsparcia informatycznego,
2. Dostawcom usług hostingowych

Przekazywanie danych poza EOG

Dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

CZĘŚĆ II

POLITYKA PRYWATNOŚCI I COOKIES W ZAKRESIE, W KTÓRYM WOLTERS KLUWER WYSTĘPUJĘ JAKO ODDZIELNY ADMINISTRATOR DANYCH

Cookies

W ograniczonym zakresie możemy zbierać dane osobowe automatycznie za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na stronie Sklepu. Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na komputerze użytkownika lub innym urządzeniu mobilnym, w czasie korzystania przez niego ze Sklepu. Pliki te pozwalają m.in. na korzystanie z różnych funkcji przewidzianych na danej stronie internetowej lub potwierdzenie, że dany użytkownik widział określone treści z danej witryny internetowej. Wśród plików cookies wyróżnić możne te, które są niezbędne do działania Sklepu. Należące do tej kategorii pliki cookies wykorzystywane są, aby zapewnić:

• utrzymanie sesji użytkownika;
• zapisanie stanu sesji użytkownika;
• umożliwienie autoryzacji z wykorzystaniem Serwisu logowania (logowanie.wolterskluwer.pl)
• zapisanie informacji niezbędnych do działania koszyka internetowego w przypadku zakupów internetowych poprzez Sklep
• monitoring dostępności usług.

Kolejna kategoria plików cookies, to pliki, które wprawdzie nie są niezbędne do korzystania ze Sklepu, ale ułatwiają korzystanie z niego. Wykorzystuje się je, aby umożliwić:

• przywrócenie ostatnio odwiedzanego widoku przy następnym zalogowaniu;
• zapamiętanie wyboru użytkownika w kwestii zaprzestania wyświetlania wybranego komunikatu lub wyświetlenia go określoną liczbę razy;
• przywrócenie sesji użytkownika
• sprawdzenie czy zapis do plików cookies funkcjonuje prawidłowo;
• ustawienie preferowanego języka, waluty, rozmiaru czcionki i innych tego typu właściwości ułatwiających pracę;
• przywrócenie ostatniego wyniku wyszukiwania;
• wyświetlenie ostatnio przeglądanych produktów w Sklepie;
• wyświetlenie ostatnio wybranego parametru sortowania.

Wolters Kluwer korzysta też z usług podmiotów trzecich, których lista stale zmienia się, a które wykorzystują pliki cookies w następujących celach:

• monitorowanie ruchu na stronie Sklepu;
• zbieranie anonimowych, zbiorczych statystyk, które pozwalają nam zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze Sklepu;
• ustalanie liczby anonimowych użytkowników strony Sklepu;
• kontrolowanie jak często pokazywana jest użytkownikom wybrana treść;
• kontrolowanie jak często użytkownicy wybierają daną usługę;
• wykorzystanie systemu personalizowanych rekomendacji dla e-commerce;
• wykorzystanie narzędzia do komunikacji;
• integracja z portalem społecznościom;
• płatności internetowe.

Wśród podmiotów tych w dacie sporządzenia niniejszego dokumentu zaliczamy:

• Google Analytinformacji infomracji oraz dodatek do przeglądarki blokujący Google Analytics: google.com);
• Gemius (więcej informacji na stronie: gemius.pl);
• Ataxo (więcej informacji na stronie: ataxo.pl);
• Comscore (więcej informacji na stronie: comscore.)
• Quartic (więcej informacji na stronie: quartic.pl)
• Livechat (więcej informacji na stronie: livechatinc.com)
• Facebook (więcej informacji na stronie: facebook.com)
• DotPay (więcej informacji na stronie: dotpay.pl)

Użytkownik może zarządzać plikami cookies wykorzystywanymi przez Wolters Kluwer lub przez innych zewnętrznych dostawców, zmieniając ustawienia swojej przeglądarki internetowej. Dalsze informacje na ten temat znajdują się w dokumencie „Jak zarządzać plikam– cookies” - tutaj. Wolters Kluwer zastrzega  jednocześnie, że po odrzuceniu plików cookies niektóre funkcje oferowane przez Sklep mogą nie działać prawidłowo, a nawet w niektórych przypadkach wiąże się to z całkowitym uniemożliwieniem korzystania ze Sklepu.

Logi dostępowe

Zbieramy informacje dotyczące korzystania ze Sklepu przez jego użytkowników oraz ich adresy IP w oparciu o analizę logów dostępowych. Informacje te wykorzystujemy w diagnozowaniu problemów związanych z pracą serwera, analizą ewentualnych naruszeń bezpieczeństwa oraz w zarządzaniu stroną Sklepu. Adres IP jest wykorzystywany przez nas nadto w celach statystycznych, tj. do gromadzenia i analizy danych demograficznych osób odwiedzających witrynę. Sklepu (np. informacji o regionie, z którego nastąpiło połączenie). Na podstawie uzyskanych w podany wyżej sposób informacji w szczególnych przypadkach sporządzane są zbiorcze, ogólne zestawienia statystyczne, ujawniane osobom trzecim, współpracującym z nami. Obejmują one zwykle informacje o oglądalności Sklepu. Zestawienia te nie zawierają jednak, co podkreślamy, żadnych danych pozwalających na identyfikację (określenie tożsamości) danego użytkownika.

Informujemy jednocześnie, że możemy zostać zobowiązani do ujawnienia informacji dotyczących numeru IP danego użytkownika na żądanie uprawnio–ych do tego - w oparciu obowiązujące prz–pisy prawne - organów państwa w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami.

Automatyczne przetwarzanie danych osobowych

Informacje, które gromadzimy w związku z korzystaniem ze Sklepu mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednakże nie będzie to wywoływać wobec osoby fizycznej żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na jej sytuację. Szczególną wagę przykładamy do kwestii profilowania i wskazujemy, że:

- na potrzeby profilowania nie przetwarzamy żadnych danych sensytywnych,

- na potrzeby profilowania przetwarzamy z reguły dane, które uprzednio podlegały pseudonimizacji lub takie dane, które zostały przez nas zagregowane

- jeśli nie możemy osiągnąć celu inaczej, niż poprzez profilowanie danych osobowych nie zspeudonimizowanych lub niezagregowanych, wykorzystujemy do tego typowe dane: adres e-mail i IP lub cookies

- profilujemy w celu analizy lub prognozy osobistych preferencji oraz zainteresowań osób korzystających ze Sklepu

- profilujemy w celach marketingowych, tj. dopasowania oferty marketingowej do ww. preferencji.

Podstawy prawne przetwarzania

W przypadku przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem przez użytkowników ze Sklepu możemy mieć do czynienia z różnymi rodzajami podstaw prawnych przetwarzania, w zależności od kategorii danych osobowych, które przetwarzamy i celu przetwarzania. I tak na przykład:

- dane osobowe użytkowników Sklepu przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych, np. dopasowując wyświetlane reklamy, możliwości prowadzenia marketingu własnych usług i towarów, dochodzenia lub obrony przed potencjalnymi roszczeniami lub na podstawie zgody w przypadku, gdy o wyrażenie takiej zgody zwróciliśmy się do osoby, której dane dotyczą;

- dane osobowe osób, które korzystają ze Sklepu i wypełniają w tym celu formularz internetowy przetwarzamy, ponieważ jest to niezbędne dla celu zawarcia i/lub wykonania umowy;

- niekiedy przepisy prawa wymagają od nas przetwarzania pewnych danych osobowych dla celów podatkowych i rachunkowych.

Przetwarzanie danych użytkowników „Cyfrowej Kancelarii powered by LegalDesk”

Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o. jako dostawca i licencjodawca produktu „Cyfrowa Kancelaria powered by LegalDesk” przetwarza dane osobowe użytkowników końcowych tego produktu. Zwracamy uwagę, że informacje dotyczące cookies i logów dostępów podane przez nas w sekcji pierwszej powyżej znajdują zastosowanie również do przetwarzania danych osób fizycznych korzystających z ww. produktu.

Szczegółowe zasady ochrony i przetwarzania danych osobowych w ww. produkcie określone są w Ogólnych Warunkach Umów dot. tego oprogramowania, a także w odpowiednich dokumentach zawartych w Serwisie logowania Wolters Kluwer Polska.

Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych będących użytkownikami ww. produktu opiera się na:

- usprawiedliwionym interesie Wolters Kluwer Polska  jako administratora danych (np. w zakresie tworzenia bazy danych, czynności analitycznych i profilujących, w tym czynności dot. analizy korzystania z produktów, marketingu bezpośredniego produktów własnych, zabezpieczeniu dokumentacji na potrzeby obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub na potrzeby dochodzenia roszczeń)

- zgodzie (w tym w szczególności zgodzie na e-mail marketing lub telemarketing)

- wykonaniu zawartej umowy

- obowiązkach wynikających z przepisów prawa (np. prawa podatkowego lub przepisów o rachunkowości).

Automatyczne przetwarzanie danych osobowych

Informacje, które gromadzi Wolters Kluwer Polska w związku z korzystaniem z ww. produktu mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednakże nie będzie to wywoływać wobec osoby fizycznej żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na jej sytuację. Szczególną wagę przykładamy do kwestii profilowania i wskazujemy, że:

- na potrzeby profilowania nie przetwarzamy żadnych danych sensytywnych,

- na potrzeby profilowania przetwarzamy z reguły dane, które uprzednio podlegały pseudonimizacji lub takie dane, które zostały przez nas zagregowane

- jeśli nie możemy osiągnąć celu inaczej, niż poprzez profilowanie danych osobowych nie zspeudonimizowanych lub niezagregowanych, wykorzystujemy do tego typowe dane: adres e-mail i IP lub cookies

- profilujemy w celu analizy lub prognozy osobistych preferencji oraz zainteresowań osób korzystających z ww. produktu

- profilujemy w celach marketingowych, tj. dopasowania oferty marketingowej do ww. preferencji.

Jak długo przetwarzamy dane osobowe?

Czas, przez jaki możemy przetwarzać dane osobowe, jest uzależniony od podstawy prawnej stanowiącej legalną przesłankę przetwarzania danych osobowych. Stosownie do tego informujemy, że:

1) w przypadku przetwarzania na podstawie zgody okres przetwarzania trwa do momentu wycofania tej zgody przez podmiot danych;

2) w przypadku przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu administratora danych okres przetwarzania trwa do momentu ustania ww. interesu (np. okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych) lub do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą, dalszemu takiemu przetwarzaniu – w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje;

3) przypadku przetwarzania, ponieważ jest to konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, okresy przetwarzania danych w tym celu określają te przepisy;

4) w przypadku braku konkretnych wymogów prawnych lub umownych, podstawowy okres przechowywania danych w przypadku zapisów i innej dokumentacji dowodowej sporządzonej w trakcie wykonywania umowy maksymalnie 10 lat.

Kiedy i w jaki sposób udostępniamy dane osobowe podmiotom trzecim? Czy przekazujemy dane do państw trzecich?

Przekazujemy dane osobowe innym wyłącznie gdy zezwalają nam na to przepisy prawa. W takim przypadku, w stosownej umowie zawieranej z podmiotem trzecim przewidujemy postanowienia i mechanizmy bezpieczeństwa w celu ochrony danych oraz zachowania naszych standardów w zakresie ochrony danych, ich poufności i bezpieczeństwa. Umowy tego rodzaju zwane są umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych, a Wolters Kluwer ma kontrolę nad tym, w jaki sposób i w jakim zakresie podmiot, któremu Wolters Kluwer powierzył przetwarzanie określonych kategorii danych osobowych dane te przetwarza. W związku z powyższym wskazujemy, że odbiorcami danych osobowychmogą być:

- ww. podmioty przetwarzające dane osobowe na mocy umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. processorzy)

- podmioty świadczące usługi hostingowe,

- podmioty realizujące kampanie marketingowe lub sprzedażowe,

- pozostali podwykonawcy świadczący usługi z zakresu dostarczania oprogramowania, usługi serwisowania oprogramowania lub sprzętu, z którego korzystamy,

- podmioty świadczące usługi z zakresu badań ankietowych, w tym badań NPS (satysfakcji klienta),

- firmy windykacyjne,

(przy czym dane osobowe przekazujemy tylko w takim zakresie, w jakim jest to rzeczywiście niezbędne dla osiągnięcia danego celu)

- audytorzy i biegli rewidenci, doradcy prawni, doradcy podatkowi

- organy nadzorujące przestrzeganie prawa, organy regulacyjne i inne organy administracji publicznej,

(przy czym w dwóch ostatnich przypadkach dane przekazujemy tylko wówczas i tylko w takim zakresie, w jakim jest to rzeczywiście niezbędne i wymagane w myśl bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa i w sposób zgodny z tymi przepisami).

Nie przekazujemy danych do państw trzecich.

Jakie prawa przysługują podmiotom, których dane dotyczą i jaki jest sposób ich realizacji?

Osoby fizyczne mają określone prawa dotyczące swoich danych osobowych, a Wolters Kluwer danych odpowiada za realizację tych praw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku wszelkich pytań i próśb dotyczących zakresu i realizacji praw, a także w celu skontaktowania się z nami właśnie w celu skorzystania z określonego uprawnienia w zakresie ochrony danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: pl-IODO@wolterskluwer.com. Zastrzegamy sobie prawo realizacji poniższych uprawnień po pozytywnym zweryfikowaniu tożsamości osoby ubiegającej się o dokonanie danej czynności.

Dostęp do danych osobowych

Osoby fizyczne mają prawo dostępu do danych, które przechowujemy jako administrator danych. Prawo to można wykonywać poprzez wysłanie e-maila na adres: pl-IODO@wolterskluwer.com.

Zmiana danych osobowych

Zmiany, w tym zaktualizowana swoich danych osobowych, które przetwarza, a Wolters Kluwer  można dokonać poprzez wysłanie maila na adres e-mai: pl-IODO@wolterskluwer.com lub – w odpowiednich przypadkach – skontaktowanie się z nami za pośrednictwem odpowiedniej strony rejestracji lub zmianę danych osobowych przechowywanych w odpowiednich aplikacjach, w których dokonano rejestracji.

Wycofanie zgody

W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, osoby fizyczne mają prawo w dowolnej chwili wycofać tę zgodę. Informujemy o tym prawie w każdym momencie zbierania zgód i umożliwiamy wycofanie zgody w tak łatwy sposób, jak jej udzielono. W braku odmiennej informacji, to znaczy jeśli nie podaliśmy innego adresu czy numeru kontaktowego celem wycofania zgody, prosimy o przesłanie do nas maila na adres pl-IODO@wolterskluwer.com

Prawo do ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

Osoby fizyczne mają prawo ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych w dowolnej chwili, ze względu na ich szczególną sytuację, chyba że przetwarzanie jest wymagane zgodnie z przepisami prawa. Osoba fizyczna może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych, gdy:

• przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazła,
• dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym są profilowane dla tego celu.

Z kolei w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych podpowiadamy, że przysługuje ono np. gdy dana osoba zauważy, że jej dane są nieprawidłowe. Wówczas może żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych.

Pozostałe prawa: prawo żądania usunięcia danych i prawo do przenoszenia danych

W przypadku chęci realizacji tych praw, należy wysłać maila na adres pl-IODO@wolterskluwer.com.

Z prawa do usunięcia danych można skorzystać np. gdy dane osoby fizycznej nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez Wolters Kluwer albo gdy osoba fizyczna wycofa swoją zgodę na przetwarzanie danych przez Wolters Kluwer. Nadto, w przypadku, gdy osoba fizyczna zgłosi sprzeciw wobec przetwarzania jej danych lub gdy jej dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem. Dane powinny być również usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Z kolei prawo do przenoszenia danych przysługuje wówczas, gdy przetwarzanie danych osoby odbywa się na podstawie zgody osoby fizycznej lub umowy zawartej z nią oraz, gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.

Wszelkie pozostałe pytania, wątpliwości i skargi

W razie, gdybyście mieli Państwo jakiekolwiek pytania, zastrzeżenia lub wątpliwości dotyczące treści niniejszej Polityki prywatności lub sposobu w jaki przetwarzamy dane osobowe, jak również skargi dotyczące tych kwestii prosimy o przesłanie maila wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi skargi na adres PL-IODO@wolterskluwer.com Wszelkie otrzymane skargi zostaną rozpatrzone i udzielimy na nie odpowiedzi.

Osoby, których dane osobowe przetwarzają przez Wolters Kluwer mają również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Naturalnie, nie ograniczamy kontaktu z nami i umożliwiamy kontakt bezpośrednio w siedzibie Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o. , a także kontakt listowy (pocztą) lub kontakt telefoniczny i w tym celu podajemy poniższe dane kontaktowe:

Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o., ul. Przyokopowa 33, 01-208 Warszawa, tel. 801 04 45 45; 22 535 88 00

Czy i kiedy możliwe są zmiany niniejszej Polityki prywatności?

Zobowiązujemy się do regularnego przeglądu niniejszej Polityki prywatności i jej zmiany w sytuacji, gdy okaże się to niezbędne lub pożądane z uwagi na: nowe przepisy prawa, nowe wytyczne organów odpowiedzialnych za nadzór nad procesami ochrony danych osobowych, najlepsze praktyki stosowane w obszarze ochrony danych osobowych (Kodeksy dobrych praktyk, jeśli Wolters Kluwer będzie związani takimi Kodeksami, o czym wówczas będziemy informować). Zastrzegamy również możliwość zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmian technologii, przy wykorzystaniu której przetwarzamy dane osobowe (o ile zmiana jej wpływa na brzmienie niniejszego dokumentu), a także w razie zmiany sposobów, celów lub podstaw prawnych przetwarzania przez nas danych osobowych.

Niniejsza polityka wchodzi w życie dnia 15 maja 2023 r.